Digitaal archief dient op een duurzame manier bewaard te worden, zodat het zolang mogelijk blijft bestaan. In tegenstelling tot het papieren archief, moet men in deze situatie rekening te houden met een heleboel technische aspecten: de bits en bytes kunnen corrupt worden, mappen kunnen gecomprimeerd zijn, bestanden kunnen versleuteld zijn, etc. Vooraleer de digitale bestanden in het digitaal depot terecht komen, ondergaan ze dus eerst een aantal bewerkingen om hun levensduur te verlengen en de doorzoekbaarheid en leesbaarheid te vergroten.
SODA 1: Stappenplan
Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA) is een handleiding om in 10 stappen op een geordende en gecontroleerde manier digitale bestanden en de bijhorende metadata op te nemen in een archief. De handleiding is het eindresultaat van 'Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen', een project van het AMVB in samenwerking met ADVN, PACKED vzw en de opleiding Archivistiek en hedendaags documentbeheer. Het project liep van 2012 tot 2013 en kwam tot stand met financiële ondersteuning van de Vlaamse Gemeenschap.
SODA werd gemaakt voor kleine archiefinstellingen die zelden de nodige middelen en infrastructuur in huis hebben om de eisen van een volwaardig e-depot te realiseren. Om te vermijden dat dit een excuus wordt om digitaal archiefmateriaal aan zijn lot over te laten, biedt SODA een praktisch stappenplan dat de archivaris stap voor stap begeleidt bij de opname van digitaal archief. Voor elke stap werd een zo praktisch, realistisch en goedkoop mogelijke oplossing gezocht, vaak gebruik makend van bestaande tools uit de CEST wiki, zoals het Scoremodel Digitale Duurzaamheid en de UGent SIP Creator.
Maar SODA maakt ook ook gebruik van een reeks kleinere open source tools die kleine archiefinstellingen helpen bij de opname van digitaal archief. De SODA handleiding is te vinden op de CEST-wiki.
SODA 2: Opslag en automatisering
In SODA 2 (2015-2016) werd een specifieke werkwijze vastgelegd om het stappenplan uit SODA 1 concreet en grotendeels geautomatiseerd toe te passen. Hiervoor doen we in belangrijke mate beroep op de archiveringstool Archivematica. Aan de hand van een case-study werd aangetoond welke stappen moeten worden ondernomen en door middel van welke tools digitaal archief in het AMVB wordt 'klaargestoomd' voor de opslag in het digitaal depot. Ook wordt er aandacht besteed aan welke infrastructuur minimum nodig is om deze werkwijze tot een goed einde te brengen. Een apart hoofdstuk is ook gewijd aan de opslag van het digitale archief. De volledige case is na te lezen op de website van CEST.
SODA 3: Ontsluiting in een digitale leeszaal
Archiefinstellingen zetten natuurlijk niet enkel in op het verwerven en duurzaam bewaren van erfgoed. Een volgende stap is het toegankelijk maken en ontsluiten van de (digitale) archiefcollectie via een digitale leeszaal. Net zoals onderzoekers naar de leeszaal van het AMVB komen om papieren archieven in te kijken, moet dit ook kunnen met digitale en gedigitaliseerde archieven, zonder gevaar voor manipulatie.
Het AMVB maakt zijn analoge, digitale en gedigitaliseerde archieven toegankelijk voor het publiek door de creatie van een API die via een online portaal de ontsluiting voor diverse groepen gebruikers zal toelaten.
Wordt vervolgd…
Verdere stappen
SODA boekte een aantal belangrijke concrete resultaten, maar gaf daarnaast ook aanleiding voor verdere projecten. Niet alleen voor het AMVB, maar ook voor alle andere privaatrechtelijke archiefinstellingen, was SODA een onmisbaar leertraject. Er heerst binnen de archiefsector een algemene overtuiging dat de eisen van kwalitatief en duurzaam digitaal archiveren op lange termijn een uitdaging is die meer samenwerking vereist. Daarom neemt het AMVB vanaf 2018 een actieve rol op in een pilootproject met verschillende partners, om precies deze uitdaging te bekijken.
