Van januari tot juni 2026 organiseerden AMVB, CEMPER en meemoo opnieuw een archiefdoorlichtingstraject met als opzet de archiefwerking van muziek- en podiumkunstenorganisaties met Vlaamse werkingssubsidies te verbeteren. De deelnemers voor dit traject waren Good Company, Hathor Consort, Ultima Vez en Walter Werkt - de twee laatste uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Het archiefdoorlichtingstraject vindt twee keer per jaar plaats en volgt een vast stramien waarbij de deelnemende organisaties - doorgaans zes - hun eigen archief onder de loep nemen, een uitgebreid archiefgesprek met ons voeren, en achteraf een rapport ontvangen met advies en acties op maat. Het AMVB licht mee de Brusselse deelnemers door vanuit haar dienstverlening voor haar (potentiële) archiefvormers.
In januari trapten we dit traject af met een startbijeenkomst bij CEMPER waar alle deelnemers met elkaar konden kennismaken en hun verwachtingen delen. Zo willen we benadrukken dat ook andere organisaties met dezelfde uitdagingen kampen en hen aanmoedigen om kennis en ervaringen uit te wisselen. Hiervoor maakten we ook tijd tijdens enkele online vragenuurtjes doorheen het traject.
Gedurende het traject vullen de deelnemers vier vragenlijsten in. Deze vragenlijsten zijn gebaseerd op de basiszorgrichtlijnen op TRACKS waaraan meerjarig gesubsideerde organisaties moeten voldoen. Achtereenvolgens gaan we in op de organisatiecontext, het fysieke archief, het digitale archief, rechten en hergebruik, en visie.
De antwoorden op deze vragenlijsten vormen de basis voor een plaatsbezoek door CEMPER en meemoo (en bij de Brusselse organisaties ook AMVB), waar we dieper ingaan op moeilijkheden en onduidelijkheden. De vragenlijsten dagen medewerkers uit om in hun archief te duiken en met collega’s in gesprek te gaan, maar ook om de kennis in hun hoofd neer te schrijven. Het plaatsbezoek vormt daarbij een echte meerwaarde waar menig puzzelstukje op z’n plaats valt. Al deze informatie gieten we ten slotte in een rapport met per richtlijn een stand van zaken, advies en concrete acties.
Zoals steeds worstelden veel deelnemers met gelijkaardige problemen. De nood tot visievorming, afspraken maken én die op papier zetten is bijvoorbeeld zoiets wat vaak terugkwam. Daarbij merkten we op dat ook de scheidslijn tussen persoons- en organisatiearchief vaak scherper getrokken moet worden, evenals de grens tussen eigen organisatiearchief en archief van derden.
Ook de nood aan overzicht en het eventueel centraliseren van archiefmateriaal zagen we meermaals terugkomen (zowel op papier als digitaal). Vaak zagen we dat een veelheid aan lokalen en dragers wordt gebruikt wat voor verwarring in de organisatie en tussen medewerkers onderling leidt. We stelden vast dat een beleid voor back-up hier meestal mee samenhangt, bijvoorbeeld in de te maken keuzes voor welke drager daarvoor geschikt is.
Een derde constante waren de vraagstukken omtrent (her)gebruik en rechten. De theorie is vaak wel gekend, maar de strenge regels zorgen ervoor dat veel deelnemers toch nog met vragen blijven zitten over wat in de praktijk mogelijk is. Bijzondere aandacht ging o.a. naar alles omtrent auteursrechten.
Op 10 juni sloten we het traject af met alle deelnemers in het AMVB. We gaven toelichting bij het rapport, overliepen prioriteiten, en bespraken het vervolg van het traject. Daarna konden de deelnemers zelf aan de slag gaan met een kopie van een digitale map die ze hadden meegebracht. Ze zetten deze zo goed mogelijk op orde, controleerden of er bestanden ontbraken of overbodig waren, en verbeterden de naamgeving van mappen en bestanden. Dit gaf ook de gelegenheid om vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen met elkaar.
We sloten af met een rondleiding achter de schermen van het AMVB. Voor de gelegenheid hadden we heel wat collectiemateriaal rond muziek en podiumkunsten klaargelegd. Daarbij toonden we vooral ook zoveel mogelijk types archief en ander materiaal om de uiteenlopende waardes ervan duidelijk te maken. Zo toonden technische riders uit het archief van de Ancienne Belgique aan hoe optredens praktisch in zijn werk gingen, maar laten ze ook de persoon achter de artiest zien (bv. dieetwensen). Notaschriften uit het archief van Marianne Van Kerkhoven, dansnotaties uit het archief van Kwaad Bloed en geannoteerde partituren van Georges-Elie Octors (Ictus) waren dan weer getuigen van het creatieve proces, terwijl schetsen uit Gorik Lindemans' archief de wordingsgeschiedenis van de grafische vormgeving achter Rosas danst Rosas illustreerden. Affiches uit het archief van de Koninklijke Vlaamse Schouwburg (o.a. 'What the Body does not Remember' van Ulima Vez in 1997) en de Beursschouwburg wezen ons op evoluties in ontwerp en programmering; en toneelmaskers, theatermaquettes, glasplaten en gadgets allerhande bewezen dat ook objecten een archiefwaarde hebben. Publicaties van Kaaitheater, Beursschouwburg, Ancienne Belgique en Festival van Vlaanderen boden voorbeelden van hoe de geschiedenis en het erfgoed van deze organisaties ontsloten werd. Plakboeken uit het archief van Ray Franky toonden tot slot aan dat archieven ook emotionele waarde hebben.
Via een tour in de depots konden de deelnemers kennismaken met de werking van een professionele archiefinstelling. We stelden de deelnemers gerust dat ook hier niet alles meteen geïnventariseerd en zuurvrij verpakt is. Zo maakten we duidelijk dat het niet draait om de perfectie, maar dat elke stap een stap in de goede richting is, hoe klein ook.
