In het voorjaar van 2026 trokken AMVB en CEMPER samen naar de Druivenstreek om drie vormingen te geven over erfgoedzorg binnen muziek en podiumkunsten, in samenwerking met de Vrijetijdsregio Druivenstreek. Hiervoor waren we telkens te gast in Cultuurcentrum Den Blank in Overijse. We blikken terug op een geslaagd traject met gemotiveerde en enthousiaste deelnemers.
In de eerste vorming van de reeks behandelden we het fysieke archief. We begonnen met een korte inleiding op archief en erfgoed, en presenteerden daarna een stappenplan om zelf voor je archief te zorgen. Dat begint met overzicht creëren, doelen en acties bepalen, waarde bepalen, ordenen en beschrijven en ten slotte duurzaam bewaren.
Vooral waardebepaling leidde tot interessante discussies: wat hou je bij en wat gooi je weg? Er zijn enkele wettelijke verplichtingen, maar daarbuiten staat het je vrij om te kiezen wat je wilt bijhouden en wat niet. Facturen mag je in principe wegdoen nadat de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar verstreken is, maar enkele deelnemers argumenteerden dat dit na verloop van tijd een waardevolle historische bron kan zijn. Elke keuze is dus een kwestie van afwegen.
De deelnemers waren ook zeer geïnteresseerd in de voorbeelden die we meebrachten, zoals een inventaris van een verenigingsarchief, zuurvrije materialen en plastic mapjes die kleefden door de ouderdom.
In de tweede vorming behandelden we dezelfde onderwerpen als in de eerste vorming, maar dan in een digitale context. Daar gelden immers andere aandachtspunten, zoals het feit dat digitale documenten afhankelijk zijn van steeds veranderende hard- en software om ze te raadplegen. Hoe ga je om met de gigantische hoeveelheid documenten die we digitaal creëren? Hoe kun je die documenten ordenen in een centrale mappenstructuur? Hoe zorg je ervoor dat je ze over vijftig jaar nog kunt raadplegen?
Veel van de deelnemers stonden op dit vlak nog aan het begin van hun traject. Prioriteit was meestal om een overzicht te maken van waar hun digitale materiaal zich bevindt: op computers, laptops en gsm’s van verschillende leden, in de cloud, op harde schijven, op YouTube … Dit is de eerste stap voor je kunt beslissen wat de moeite waard is om bij te houden, hoe je alles wilt ordenen, en om zeker te zijn dat er niets verloren gaat doordat het vergeten wordt.
Ook voor de derde vorming hadden we een vol programma. We begonnen met een introductie over de soorten rechten die op je archief kunnen rusten: auteursrechten, naburige rechten, portretrechten en het recht op privacy. Daarna bespraken we samen met de deelnemers hoe die (toch wel strenge) theorie zich naar de praktijk vertaalt. Sommige verenigingen vragen hun leden toestemming om foto’s te nemen en te delen bij inschrijving. Uniek voor Overijse en Tervuren is dat de gemeentes een gezamenlijke partiturenbibliotheek uitbaten voor de muziekverenigingen. Zij betalen een licentie bij SEMU om bladmuziek te mogen kopiëren, waardoor de verenigingen dit niet zelf moeten doen.
Naast rechten gingen we ook dieper in op het registreren en bewaren van objecten zoals vaandels, medailles en instrumenten. Hoewel dit in essentie dezelfde stappen vereist als ander fysiek archief, zijn er toch een aantal specifieke aandachtspunten, zoals hun formaat of de verschillende materiaalsoorten die elk een andere zorg nodig hebben.
Tot slot doorliepen we het digitaliseringsproces en mogelijkheden om je erfgoed naar buiten te brengen via een publicatie, een tentoonstelling, het internet … Omdat zeker het digitaliseren van audiovisueel materiaal zeer technisch is en de deelnemers nog nauwelijks audiovisuele dragers hadden, focusten we op documenten (zoals oude partituren) en foto’s. Daarbij bespraken we kwesties zoals: Wanneer is het nuttig om te digitaliseren? Moet je alles digitaliseren? Welke apparatuur gebruik je best? Hoe bewaar je die gedigitaliseerde bestanden duurzaam?
Uit de vele vragen van de deelnemers en de positieve reacties achteraf bleek telkens weer de motivatie en de interesse van de deelnemers. Wij zijn dan ook zeer tevreden en kijken ernaar uit om in de toekomst meer vormingen te geven.
Wil jij ook zorg dragen voor jouw erfgoed? Heb je interesse in een vormingenreeks? Contacteer ons via info@amvb.be of contact@cemper.be. Of lees onze tips om goed voor jouw erfgoed te zorgen op de praktijkwijzer van CEMPER of de ondersteuningspagina's van het AMVB.
(Met dank aan de collega's van CEMPER voor het verslag).
