Wilt u zelf aan de slag met het ordenen van uw archief? Dan hebt u in de eerste plaats een goede structuur nodig. Een aanzet hiervoor vindt u in onze model-ordeningsplannen.
Een logische en overzichtelijke structuur
Een ordeningsplan geeft het door de archiefvormer bepaalde systeem van ordening weer. Het geeft aan hoe de documenten die voortvloeien uit het uitvoeren van taken en functies geordend moeten worden. Een goed ordeningsplan dat consequent toegepast wordt binnen de organisatie verbetert de informatiehuishouding. Het verkleint de kans op informatieverlies, voorkomt tijdverspilling door lange zoektochten naar verloren geraakte documenten en draagt bij aan de continuïteit van de werking.
De werking en het daaruit resulterende archief van iedere organisatie is uniek en ordeningsplannen van andere organisaties kunnen niet integraal en kritiekloos overgenomen worden. Wel kunt u inspiratie halen uit voorbeelden of modellen. Zulke modellen vindt u hieronder terug zodat u met behulp hiervan aan de slag kunt met het ordenen van uw eigen archief.
Specifieke ordeningsplannen: Algemeen ordeningsplan:
Theatergezelschappen Vzw's algemeen
Gemeenschappelijke mappenstructuur
Veel organisaties werken tegenwoordig digitaal en slaan hun documenten op in de gemeenschappelijke digitale werkruimte. Hierbij is het voor de vindbaarheid van de documenten en de continuïteit van de werking belangrijk een goede, logisch opgebouwde en heldere gemeenschappelijke mappenstructuur te hebben om de documenten in onder te brengen. In onze DigiGIDS vindt u naast de basisprincipes van een dergelijke mappenstructuur ook enkele tips en tricks voor het opstellen en implementeren ervan.
Het AMVB is partner in een vormingscyclus over de gemeenschappelijke mappenstructuur. Samen met andere privaatrechtelijke archieven organiseert het AMVB vormingen in heel Brussel en Vlaanderen gericht op organisaties die hun digitaal documentbeheer willen optimaliseren. Hou onze nieuwsbrief en activiteitenkalender in de gaten!
Bij verdere vragen kan u de archivaris contacteren.
